株式会社FCS（以下「当社」）は、SMASHの提供に伴い取り扱う情報について、以下のとおり説明します。
1．取り扱う情報と目的
Googleアカウントのメールアドレスと、それに基づく本人識別情報を、本人確認・利用登録・アクセス権限の照合に使用します。
会社と保存先の対応、ファイルの識別情報、招待と登録の状態、操作結果・診断情報などを、利用者ごとの保存先の管理、不正アクセス防止、不具合対応に使用します。
利用者が入力する製品情報、製造工程、自社ルール、文章・画像などは、利用者が選んだ原稿作成・解析・保存の処理に使用します。
お問い合わせで受け取る連絡先や内容は、お問い合わせへの対応に使用します。
2．保存先と利用者間のアクセス
利用者の私有文書は、その利用者のGoogleアカウントが所有するGoogle Driveやスプレッドシートへ保存します。登録やアクセス権限の管理情報は、SMASHのサーバー側で管理します。
SMASHは、サーバー側の本人・会社・登録された保存先の照合により、他社の私有情報へのアクセスを制限します。運営者が用意する公開参考資料は、私有文書と別に閲覧接続します。
利用者自身がGoogle Driveの共有設定を変更すると、ファイルの閲覧範囲が変わる場合があります。
3．外部サービスの利用
Googleの認証、Drive、スプレッドシート等のサービスを利用します。
AI生成・解析では、機能に必要な入力や画像等をGoogle Gemini APIへ送信します。当社はGemini APIの有料サービスを利用します。Googleの有料サービス条件では、入力・出力は製品改善には使用されません。ただし、安全対策や法令対応等に伴う処理・ログ保持があり、完全な非保存を意味しません。
文章や画像に含まれる個人情報がすべて自動匿名化されるわけではありません。不要な個人情報や送信権限のない情報を入力しないでください。
Google側の取扱条件：https://ai.google.dev/gemini-api/terms
4．共有と運営者による取扱い
私有文書を他の利用者の共通教材として自動公開する操作は行いません。インシデント共有相談原稿のダウンロードだけでは、運営者への提出や公開は行われません。
お問い合わせ対応等で運営者に文書を送付する場合は、目的と必要な範囲を確認してください。運営者側のアクセスは、業務上必要な担当者と目的に限定して管理する運用を整えます。
5．保持・削除と利用停止
現在は管理者の招待による限定試用を行っています。正式提供時の利用期間や登録情報等の保持・削除条件は、提供条件が決まり次第ご案内します。
利用停止や登録情報の削除に関するご相談は、support@fcsolut.comで受け付けます。本人確認後、ご希望の内容、対象となる情報、対応できる範囲と方法を確認してご案内します。相談メールの送信だけで、利用登録や保存文書が自動的に削除されることはありません。
SMASHの利用停止、SMASH側の登録情報の削除、共通参考資料の閲覧接続の解除、利用者自身が所有するGoogle Drive文書の削除は、それぞれ別の処理です。利用停止だけでは、登録情報や共有権限がすべて削除されるわけではありません。利用者自身が所有するDrive文書は、利用者ご自身で保管・削除してください。
登録情報の履歴、運営者のバックアップ、お問い合わせ記録、Google等の外部サービス側のログは、それぞれ確認が必要です。全情報の即時・一括削除を行う仕組みではありません。完了のご案内では、対応した範囲と未対応の項目を区別します。
完全削除したDriveファイルの本文を復元する機能ではありません。
6．問い合わせ窓口
運営者：株式会社FCS
メール：support@fcsolut.com